Tema 49: Ofimática: textos, hojas de cálculo y bases de datos

Policía Local de Castilla-La Mancha · categoría de Policía

Resumen

Este tema no tiene una norma jurídica: se estudia con la documentación oficial de los programas. Aquí se usan la ayuda de Microsoft Office (Word, Excel y Access), en support.microsoft.com, y la ayuda de LibreOffice (Writer, Calc y Base), en help.libreoffice.org. Las dos suites ofrecen las mismas herramientas básicas: un procesador de textos, una hoja de cálculo y un gestor de bases de datos. Las funciones tienen casi siempre el mismo nombre en castellano (SUMA, PROMEDIO, CONTAR.SI…), aunque puede haber pequeñas diferencias entre versiones.

Procesadores de textos. Word y LibreOffice Writer permiten crear, editar, dar formato e imprimir documentos. Sus funciones principales son el formato de carácter (fuente, tamaño, negrita, cursiva) y de párrafo (alineación, sangría, interlineado), los estilos, las tablas, las imágenes, los encabezados y pies de página, la numeración de páginas, los saltos de página, la revisión ortográfica, el control de cambios y los comentarios, la búsqueda y el reemplazo, la exportación a PDF y la combinación de correspondencia.

Combinación de correspondencia. Permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario, como cartas, etiquetas o sobres. Se trabaja en un documento principal en el que se insertan campos de combinación, que son marcadores de posición que indican en qué lugar va la información del origen de datos. El origen de datos puede ser una lista, una hoja de cálculo o una base de datos. Al terminar, se genera una versión personalizada del documento para cada nombre del origen de datos. En la Policía Local es útil para notificaciones o citaciones en serie.

Hojas de cálculo: estructura y fórmulas. Excel y LibreOffice Calc organizan los datos en celdas, identificadas por la columna (letras) y la fila (números): en el estilo A1, «A10» es una celda, «A10:A20» un rango, «5:5» una fila entera y «H:H» una columna entera. En Excel las columnas van de la A a la XFD y las filas, de la 1 a la 1.048.576. Las fórmulas empiezan siempre con el signo igual y pueden contener funciones, referencias, operadores (como + - * / y ^) y constantes, que son valores que no se calculan y permanecen siempre iguales.

Referencias relativas, absolutas y mixtas. Una referencia relativa (A1) depende de la posición de la celda y se ajusta al copiar la fórmula. Una absoluta ($A$1) lleva el signo de dólar delante de la columna y de la fila y no cambia al copiarla. Una mixta fija solo la columna ($A1) o solo la fila (A$1). En Excel, con la referencia seleccionada en la barra de fórmulas, la tecla F4 alterna entre los distintos tipos.

Funciones principales. SUMA suma los valores de las celdas; PROMEDIO devuelve la media de sus argumentos; MAX y MIN, el valor máximo y el mínimo; CONTAR cuenta cuántos números hay y CONTARA cuántos valores, sean del tipo que sean; CONTAR.SI cuenta las celdas de un rango que cumplen un criterio y SUMAR.SI suma las que lo cumplen; SI devuelve un valor si una condición es verdadera y otro si es falsa; Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos lo son y O si lo es cualquiera; BUSCARV busca en la primera columna de una matriz y devuelve un valor de la misma fila; HOY devuelve el número de serie del día actual; CONCATENAR une cadenas de texto; y REDONDEAR redondea al número de decimales indicado. En LibreOffice Calc, ENTERO redondea a la baja al entero más próximo.

Bases de datos: tablas. Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información y funciona como contenedor de objetos: tablas, consultas, formularios, informes y, en Access, macros y módulos. Las tablas se parecen a una hoja de cálculo, porque guardan los datos en filas y columnas: cada fila es un registro y cada columna, un campo. La clave principal es un campo o conjunto de campos con valores únicos que identifica inequívocamente cada fila, nunca debe estar vacía y no debería cambiar. La clave externa es la clave principal de otra tabla y sirve para relacionar tablas, por ejemplo los clientes con sus pedidos.

Consultas, formularios e informes. Las consultas tienen muchas funciones, y la más habitual es recuperar datos concretos de una o varias tablas, filtrando, ordenando o calculando. Los formularios crean una interfaz de usuario para escribir y editar los datos con comodidad. Los informes sirven para dar formato, resumir y presentar los datos, normalmente para imprimirlos. En LibreOffice Base, el archivo de la base de datos contiene las consultas, los informes y los formularios, además de un enlace a la base de datos donde se guardan los registros, y puede conectarse a bases de datos de muchos formatos.

Claves para el examen

• Fuentes del tema: ayuda oficial de Microsoft Office y de LibreOffice.
• Combinar correspondencia: documento principal, campos de combinación y origen de datos.
• Las fórmulas empiezan siempre con el signo igual (=).
• Constante: valor que no se calcula y permanece igual.
• A10:A20 es un rango; 5:5 una fila entera; H:H una columna entera.
• Referencia relativa (A1): se ajusta al copiar.
• Referencia absoluta ($A$1): no cambia al copiar.
• Referencia mixta: $A1 o A$1; F4 alterna entre tipos en Excel.
• CONTAR cuenta números; CONTARA cuenta todos los valores.
• CONTAR.SI cuenta y SUMAR.SI suma las celdas que cumplen un criterio.
• SI: un valor si la condición es verdadera y otro si es falsa.
• BUSCARV busca en la primera columna de una matriz.
• Tabla: filas = registros, columnas = campos.
• Clave principal: valores únicos y nunca vacía; clave externa: clave principal de otra tabla.
• Consulta recupera datos; formulario introduce y edita; informe presenta.

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